Como estruturar Gestão de Pessoas em startups sem comprometer o crescimento

Se a sua startup ou empresa está crescendo, você provavelmente já sentiu aquela dor: precisa contratar pessoas, mas também precisa cuidar de quem já está no time. Cultura, feedback, desenvolvimento, retenção, tudo isso compete pela atenção da liderança.

A boa notícia? Você não está sozinho. Converso diariamente com fundadores e lideranças de empresas em crescimento que enfrentam exatamente o mesmo desafio: como estruturar gestão de pessoas mantendo qualidade sem comprometer velocidade.

Neste artigo, vou compartilhar três estratégias práticas para estruturar RH em startups que vi funcionarem em dezenas de empresas. São abordagens testadas e que podem ser aplicadas mesmo com orçamento apertado.

Vamos começar?

Por que estruturar Gestão de Pessoas é urgente em startups (mesmo com time pequeno)

Muitas lideranças acreditam que estruturar gestão de pessoas significa contratar um time interno completo: head, analistas, business partner, etc. E isso assusta porque é caro e demanda tempo.

A verdade é mais simples: estruturar gestão de pessoas significa ter processos claros e pessoas certas cuidando de cada coisa. E isso não precisa ser tudo interno.

Pense assim: você terceiriza contabilidade? Provavelmente sim. Por quê? Porque é especializado e mais eficiente. O mesmo raciocínio pode (e deve) ser aplicado a algumas áreas de RH.

Sinais de que você precisa estruturar RH agora

Sobre contratação:

• Precisa contratar pelo menos uma pessoa por trimestre;

• Processos seletivos demoram demais;

• Já contratou pessoas que não deram certo culturalmente;

• Liderança gasta mais de 15 horas por mês em triagem e entrevistas.

Sobre gestão do time atual:

• Não tem processo claro de onboarding;

• Pessoas boas estão saindo (turnover alto);

• Falta clareza sobre expectativas e performance;

• Você não está aproveitando todo o potencial do time;

• Cultura está se perdendo conforme empresa cresce;

• Liderança não tem tempo para dar feedback estruturado;

• Conflitos interpessoais estão consumindo energia.

A verdade: se algum desses pontos soa familiar, especialmente a sensação de que o time poderia render mais, o sinal está claro. Estruturar gestão de pessoas não é "para depois". É para agora.

Empresas que esperam demais pagam um preço alto: perdem talentos, a cultura se dilui, o crescimento trava.

Estratégia 1: Terceirize o operacional, internalize o estratégico

Esta é a estratégia mais eficiente que vi em ação para estruturar RH e em startups e empresas em crescimento. E a lógica é simples: libere sua liderança para pensar estratégia enquanto especialistas cuidam da operação.

Isso vale tanto para contratação quanto para gestão do time.

Como terceirizar recrutamento e seleção

O que é operacional (terceirize):

• Divulgação estratégica de vagas;

• Triagem inicial de currículos;

• Agendamento de entrevistas;

• Aplicação de testes técnicos e comportamentais;

• Primeira rodada de entrevistas;

• Envio de feedbacks para pessoas candidatas.

O que é estratégico (mantenha interno):

• Definição de perfil comportamental e cultural;

• Entrevistas finais com time;

• Tomada de decisão final;

• Estratégia de EVP e employer branding.

Como terceirizar gestão de pessoas

O que é operacional (pode terceirizar ou sistematizar):

• Estruturação de processos de feedback;

• Criação de frameworks de performance;

• Onboarding estruturado;

• Pesquisas de clima;

• Diagnóstico de cultura;

• Mapeamento de competências e planos de desenvolvimento;

• Documentação de políticas de RH.

O que é estratégico (sempre interno):

• Conversas 1:1 com liderados;

• Feedback personalizado;

• Decisões sobre promoção;

• Construção ativa de cultura organizacional;

• Resolução de conflitos específicos.

Benefícios de terceirizar RH

Quando você estrutura dessa forma, ganha:

• Tempo: liderança volta a focar no core business;

• Qualidade: especialistas em gestão de pessoas fazem melhor que gestores sobrecarregados;

• Flexibilidade: escala conforme necessidade;

• Custo-benefício: mais barato que montar time interno completo.

Case Uma startup SaaS de 35 pessoas não estava contratando muito (uma ou duas pessoas por trimestre), mas tinha outros problemas: turnover de 30% ao ano, falta de clareza de expectativas, cultura se perdendo.

Solução: terceirizaram recrutamento e seleção pontual (quando precisavam) e estruturação de processos de gestão (onboarding, feedback, performance).

Resultado: turnover caiu para 3% ao ano, NPS interno subiu 40 pontos, liderança recuperou 10 horas por semana.

Como aplicar na prática

1. Mapeie suas dores reais

Está gastando tempo em quê? Contratação? Gestão de performance? Cultura se perdendo?

2. Escolha o modelo certo de terceirização de RH

Existem várias formas de estruturar gestão de pessoas sem precisar montar time interno completo. Na Maggy, por exemplo, oferecemos diferentes modelos:

Para contratação pontual:

• Talent Acquisition: vagas estratégicas de Tech, Dados, Design, Produto, Marketing, Vendas, Sucesso do Cliente, Financeiro, RH, Liderança e mais;

• Estagiários: recrutamento e seleção com gestão completa de contratos.

Para contratação recorrente:

• RPO (Recruitment Process Outsourcing): quando contrata cinco ou mais pessoas por trimestre. Operação completa de R&S escalável conforme demanda. Mais econômico que contratar interno e muito mais flexível.

Para gestão completa:

• HR Staffing: cuidamos de sua operação de RH/Pessoas e Cultura, com aplicação de melhores práticas e atuação como Business Partner;

• Estruturação de processos de RH/Pessoas e Cultura: diagnóstico da sua empresa, co-criação de processos personalizados (feedback, performance, onboarding, cultura e mais) e implementação prática com seu time.

3. Mantenha o estratégico

Decisões finais, conversas 1:1, construção de cultura. Isso é seu.

Estratégia 2: Crie processos replicáveis de RH (antes de precisar deles)

Aqui está o erro que vejo com frequência ao estruturar RH em startups: esperar ter volume ou problema grave para criar processo.

A verdade: quando você já precisa urgentemente do processo estruturado, é tarde demais. Você está apagando incêndio.

A regra de ouro: crie processos de gestão de pessoas quando tudo ainda está "funcionando razoavelmente", antes do caos.

5 processos essenciais de gestão de pessoas em startups

1. Processo de seleção estruturado (mesmo que contrate pouco)

Documente de três a cinco etapas que toda vaga passa:

• Triagem técnica inicial;

• Avaliação comportamental-cultural;

• Case prático ou teste;

• Entrevista final com time;

• Verificação de referências.

Por que mesmo contratando uma pessoa por trimestre: processo claro garante qualidade, não perde tempo reinventando a roda, pode delegar com segurança.

2. Onboarding estruturado em startups

Primeiros 30, 60 e 90 dias mapeados:

• O que a pessoa precisa aprender;

• Quem ela precisa conhecer;

• Entregas esperadas por período;

• Check-ins programados.

Por que isso importa: pessoa bem integrada fica, pessoa largada sai. Simples assim.

3. Ciclo de feedback e gestão de performance

Não precisa ser complexo, precisa ser consistente:

• 1:1s quinzenais ou mensais (calendário fixo);

• Feedback em tempo real quando necessário;

• Avaliação estruturada trimestral ou semestral;

• Metas claras por trimestre;

• Conversa anual de carreira e desenvolvimento.

Por que isso importa: pessoas boas querem crescer. Sem clareza de expectativa e desenvolvimento, elas vão embora.

4. Plano de desenvolvimento individual

Não precisa ser complexo, mas precisa existir:

• Mapeamento anual de competências atuais versus desejadas;

• Conversas trimestrais sobre crescimento e carreira;

• Identificação de gaps de conhecimento;

• Plano de ação (cursos, mentorias, projetos desafiadores);

• Acompanhamento de evolução.

5. Rituais de cultura organizacional

Cultura não é pôster na parede, é comportamento repetido:

• Como vocês celebram vitórias?

• Como lidam com erros?

• Como tomam decisões?

• Como se comunicam?

Documente e pratique.

Dica prática: use Notion, Google Docs ou qualquer outra ferramenta que vocês já estejam familiarizados. Não precisa de ferramenta cara no início. O importante é ter documentado e acessível.

Quando você tem processos claros de gestão de pessoas: delega com segurança, mantém padrão mesmo crescendo, reduz retrabalho, melhora experiência de quem está no time, atrai pessoas boas (processo organizado é atrativo).

Estratégia 3: Construa cultura organizacional desde o início (nunca depois)

Esta é talvez a armadilha mais perigosa ao estruturar gestão de pessoas em startups: achar que cultura é "para quando a empresa estiver maior".

A verdade: cultura organizacional se constrói desde a pessoa 1. Se você não for intencional, ela se forma do mesmo jeito, só que de forma caótica.

O que é cultura organizacional (e o que não é)

Cultura não é:

• Pôster com valores na parede;

• Mesa de sinuca e cerveja na geladeira;

• "Jeito startup de ser".

Cultura organizacional é:

• Como vocês tomam decisões quando ninguém está vendo;

• Como tratam pessoas em momentos de pressão;

• O que toleram e o que não toleram;

• Como promovem e demitem pessoas;

• Como o time se comporta quando as lideranças não estão presentes.

Como construir cultura intencional em startups

1. Defina valores comportamentais (não genéricos)

"Inovação" (todo mundo fala isso) vira "Testamos rápido, falhamos rápido, aprendemos rápido" (comportamento claro).

"Colaboração" vira "Pedimos ajuda sem vergonha, compartilhamos conhecimento proativamente".

Na Maggy, por exemplo, temos: respeito às diferenças, compromisso com qualidade, transparência radical.

2. Contrate e demita por valores (não só por competência)

Aqui está um dado que surpreende muita gente: 80% das demissões nos primeiros seis meses acontecem por desalinhamento cultural, não por falta de competência técnica. A pessoa sabe fazer o trabalho, mas não se encaixa no jeito de ser da empresa.

Na seleção, avalie comportamento passado, não promessas futuras

Em vez de perguntar "Como você lida com conflitos?" (todo mundo responde bem), pergunte "Me conte sobre uma vez que você discordou da liderança. O que aconteceu e o que você fez?".

Respostas reais sobre situações que a pessoa já viveu revelam muito mais que discursos bonitos sobre como ela "lidaria" com algo.

No dia a dia, não tolere comportamentos contrários aos valores

Mesmo que a pessoa entregue resultados, se o comportamento dela vai contra os valores da empresa, é preciso agir. Por quê? Porque tolerar isso manda uma mensagem clara para todo o time: "os valores não importam de verdade, só os resultados".

Uma pessoa tóxica (mesmo produtiva) contamina o time inteiro. Pessoas boas começam a questionar se querem continuar num lugar onde comportamento ruim é tolerado.

3. Pratique valores em rituais cotidianos

Valores na prática:

• Como vocês dão feedback?

• Como celebram vitórias e lidam com fracassos?

• Como incluem pessoas em decisões?

• Como se comunicam de forma transparente?

Case

Startup (fintech) de 15 pessoas estava crescendo rápido (10 contratações por trimestre). Começaram a contratar "qualquer pessoa que passou no técnico" por pressão.

Resultado: em seis meses, cinco pessoas boas pediram demissão. Motivo: "não é mais a empresa que eu entrei".

Aprendizado: velocidade sem intenção cultural cobra preço alto.

O segredo: se você estruturou processos (estratégia 2) e tem apoio para operacional (estratégia 1), sobra tempo para ser intencional com cultura.

Lembre-se: contratar devagar é contratar rápido. Contratar rápido sem fit cultural é contratar eternamente.

Conclusão: Como estruturar gestão de pessoas em startups e empresas em crescimento de forma estratégica

Recapitulando as três estratégias para estruturar RH/Pessoas e Cultura:

1. Terceirize operacional, internalize estratégico: em contratação e gestão, libere liderança para o que só ela pode fazer;

2. Crie processos replicáveis: antes do caos, quando ainda dá tempo de pensar;

3. Invista em cultura desde o início: valores praticados, não decorados.

Comece por onde dói mais:

Dor é contratação? Terceirize recrutamento e seleção operacional (nós podemos te ajudar de forma pontual ou recorrente).

Dor é turnover ou time não performando no máximo? Estruture processo seletivo, onboarding, feedback e desenvolvimento.

Dor é cultura se perdendo? Defina valores comportamentais e pratique.

Dor é falta de clareza? Documente processos e expectativas.

Próximos passos práticos para estruturar RH na sua startup:

1. Mapeie quanto tempo as lideranças gastaram em gestão de pessoas nos últimos meses;

2. Liste suas cinco principais dores (contratação, turnover, cultura, performance, etc);

3. Defina de três a cinco valores culturais inegociáveis e como avaliá-los;

4. Avalie se faz sentido apoio externo especializado.

Como a Maggy ajuda startups a estruturar gestão de pessoas

Na Maggy, ajudamos startups e empresas em crescimento a estruturar RH de forma estratégica:

Nossos serviços:

• Talent Acquisition: para Tech, Dados, Design, Produto, Marketing, Vendas, Sucesso do Cliente, Financeiro, RH, Liderança e mais;

• RPO personalizado e escalável: para contratação recorrente;

• Recrutamento e seleção de estagiários(as): com gestão de contratos de estágio;

• Estruturação de processos: RH/Pessoas & Cultura e Recrutamento & Seleção.

Precisa contratar agora ou está com turnover alto? Veja como a Maggy ajuda a estruturar gestão de pessoas em startups e empresas em crescimento. [Agende 30min →].